Privacy verklaring

In de eerste plaats zijn wij verheugd dat u geïnteresseerd bent in de goederen en diensten van PODIQUE. In deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop persoonsgegevens door ons worden verwerkt.

Het is mogelijk dat wij u vragen om bepaalde persoonsgegevens met ons te delen, waaronder doch niet beperkt tot uw voornaam, achternaam en e-mailadres (identificatiegegevens). Voor bepaalde specifieke verplichtingen kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens dient te bezorgen, zoals betalings- en facturatiegegevens.

We verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om u te informeren over onze goederen en diensten, om met u in contact te treden, een overeenkomst met u uit te voeren, om ons gerechtvaardigd belang uit te oefenen en om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan wij zijn onderworpen.

Wij baseren ons hiervoor op de verwerkingsgronden van de uitvoering van de overeenkomst, de wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang en, in sommige gevallen, uw toestemming (zie ook Artikel 3).

De verwerking van uw persoonsgegevens is onderworpen aan deze privacyverklaring. Voor vragen en opmerkingen kan u contact opnemen via info@podique.be. Door het verstrekken van persoonsgegevens, wordt u geacht het gebruik van uw persoonsgegevens te hebben erkend in overeenstemming met deze privacyverklaring.

Artikel 1 - Definities

Persoonsgegevens heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, waaronder elke informatie valt aan de hand waarvan een natuurlijke persoon (ook wel "betrokkene" of "datasubject") wordt geïdentificeerd of kan worden geïdentificeerd.

PODIQUE betekent PODIQUE BV, een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met zetel te 2400 Mol, Turnhoutsebaan 301 en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer 1004.425.397.

Verantwoordelijke heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. PODIQUE zal gekwalificeerd worden als de verantwoordelijke die de doeleinden en middelen bepaalt voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Verwerker heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679, die persoonsgegevens verwerkt namens of in opdracht van de Verantwoordelijke.

Website betekent de website van PODIQUE: www.podique.be.

Artikel 2 - Soorten persoonsgegevens

In het kader van onze dienstverlening verzamelen en verwerken wij verschillende categorieën van persoonsgegevens, zoals onder meer identiteits- en contactgegevens en financiële gegevens. Deze persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op u in uw hoedanigheid van klant, leverancier en opdrachtgever, hun personeel en medewerkers. Een concrete opsomming geven van alle persoonsgegevens die door ons verwerkt worden, is echter niet mogelijk. De volgende opsomming is dan ook louter illustratief en niet-exhaustief.

Algemene persoonsgegevens

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Adresgegevens
• Rijksregisternummer
• Geboortedatum
• Naam huisarts
• Ondernemingsnummer
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Interactiegegevens
• IP-adres in die mate dat wij u op basis hiervan kunnen identificeren
• Aankoopgeschiedenis in die mate dat wij u op basis hiervan kunnen identificeren
• Overige persoonsgegevens die u ons bezorgt of die wij via derden in het kader van de uitoefening van onze opdracht hebben ontvangen

Gevoelige persoonsgegevens

• Financiële gegevens zoals uw bankrekeningnummer indien nodig
• Gezondheidsgegevens:
  • Volledige anamnese (medische informatie, klachtbeschrijving)
  • Medicatie
  • Systeemaandoeningen
  • Medische beeldvorming
  • Geschiedenis operaties
  • Voorschriften en medische verslagen

Artikel 3 - Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

A. Wettelijke en reglementaire verplichting

Klanten. Om te voldoen aan de wettelijke en administratieve verplichtingen, het Burgerlijk Wetboek en de boekhoudwetgeving, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening bepaalde gegevens zoals identiteits- en contactgegevens en financiële gegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel en medewerkers.

Leveranciers en onderaannemers. Om te voldoen aan dezelfde verplichtingen verwerken wij identiteits- en contactgegevens en financiële gegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemers, hun personeel en medewerkers.

Personeel. In het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie verwerken wij identiteits- en contactgegevens en financiële gegevens van ons personeel.

B. Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst

Klanten. Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel en medewerkers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, het uitoefenen van onze dienstverlening en opdrachtgegevens, het klantenbeheer en de boekhouding, maar ook in de precontractuele fase. Wij verzamelen gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor het stellen van medische diagnoses en het verstrekken van gezondheidszorg in het kader van de uitvoering van een overeenkomst.

Leveranciers en onderaannemers. Wij verzamelen en verwerken identiteits- en contactgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van leveranciers en onderaannemers, de boekhouding en in de precontractuele fase.

Personeel. Wij verwerken persoonsgegevens van ons personeel die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst in het kader van personeelsbeheer en loonadministratie.

Sollicitanten. Wij verwerken de identiteits- en contactgegevens, de werkhistoriek en andere gegevens die gebruikelijk worden aangegeven op een curriculum vitae (zoals een foto) van sollicitanten wanneer zij ons deze informatie bezorgen, om te onderzoeken of zij in aanmerking komen voor een job bij ons.

C. Gerechtvaardigd belang

Klanten. Wij verzamelen en verwerken identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel en medewerkers op basis van ons gerechtvaardigd belang voor direct-marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie.

Leveranciers en onderaannemers. Wij verzamelen en verwerken identiteits- en contactgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de goede werking van onze activiteiten te waarborgen.

Personeel. Wij verwerken persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van personeelsbeheer en loonadministratie op basis van ons gerechtvaardigd belang.

D. Toestemming

Klanten. Wij verzamelen en verwerken identiteits- en contactgegevens op basis van uw toestemming voor het gebruik van cookies, het gebruik van foto's op onze Website en sociale media, het gebruik van getuigenissen op onze Website en direct-marketingactiviteiten.

Personeel. Wij verwerken persoonsgegevens van ons personeel, zoals foto's die gebruikt worden voor commerciële doeleinden of geplaatst worden op onze Website, op basis van hun toestemming.

Sollicitanten. Wanneer wij persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie langer dan één maand na het einde van de sollicitatieprocedure willen bewaren, vragen wij u hiervoor toestemming. Vanaf dat tijdstip verwerken wij deze gegevens op basis van uw toestemming.

Andere gegevens. Naast de gegevens van klanten, leveranciers, onderaannemers, personeel en sollicitanten verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen zoals mogelijke nieuwe klanten of prospecten, nuttige contacten binnen onze sector en netwerkcontacten. Dit gebeurt via onze Website of via andere kanalen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang, de uitvoering van een overeenkomst en, in sommige gevallen, uw toestemming.

Concreet kunnen wij de verzamelde persoonsgegevens gebruiken voor:

• het leveren van onze goederen en diensten en de uitvoering van overeenkomsten;
• het verwerken en behandelen van klachten of verzoeken;
• het verwerken van uw sollicitatie;
• het evalueren, corrigeren of verbeteren van de Website en gerelateerde diensten;
• direct-marketingdoeleinden;
• interne redenen waaronder bedrijfsadministratie en archivering.

Artikel 4 - Vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens

Telkens wanneer u persoonsgegevens verstrekt aan ons, behandelen wij die informatie in overeenstemming met deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen in het kader van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG) 2016/679.

Wij implementeren passende maatregelen en procedures om de persoonsgegevens die we via de Website of via elektronische correspondentie verzamelen te beveiligen en te beschermen. Op die manier engageren wij ons, voor zover redelijkerwijs verwacht kan worden, om illegale verwerking en onbedoeld verlies of vernietiging van uw persoonsgegevens te voorkomen. Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kunnen wij niet garanderen dat uw persoonsgegevens beschermd zijn indien u die gegevens buiten het contactformulier op de Website op een onbeveiligde wijze via andere kanalen doorgeeft.

Wij trachten de beveiliging te optimaliseren door de toegang tot uw persoonsgegevens te beperken tot personen met een "need-to-know"-basis. Gezondheidsgegevens worden door ons afzonderlijk van andere persoonsgegevens bewaard en aangeduid als gezondheidsgegevens.

Artikel 5 - Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens en hoe lang worden ze bewaard?

Verzamelen van uw persoonsgegevens

Wij verzamelen uw persoonsgegevens, zonder exhaustief te zijn, in de volgende gevallen:

• wanneer u een (arbeids)overeenkomst met ons sluit;
• wanneer u het op de Website voorziene contactformulier invult;
• wanneer u een afspraak maakt via de online agenda op de Website;
• wanneer u ons belt, mailt of op een andere manier met ons correspondeert dan via de Website;
• wanneer u solliciteert voor een functie bij PODIQUE.

Wij vermijden de verzameling van persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de doeleinden zoals uiteengezet in Artikel 3.

Bewaren van uw gegevens

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers worden in elk geval na een termijn van 7 jaar na de beëindiging van de overeenkomst uit onze systemen verwijderd, behoudens in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Persoonsgegevens van personeel worden verwijderd onmiddellijk na de beëindiging van de arbeidsrelatie, behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil.

Persoonsgegevens van sollicitanten worden verwijderd nadat de betreffende vacature werd ingevuld, uiterlijk 1 maand na het einde van de sollicitatieprocedure, of na een periode van 1 jaar nadat de toestemming werd bekomen om sollicitanten te berichten over toekomstige jobopportuniteiten.

Andere gegevens worden niet langer bewaard dan een periode van 2 jaar na het laatste betekenisvolle contact, behoudens in geval van een uitdrukkelijke toestemming om deze gegevens langer te mogen bewaren.

Artikel 6 - Doorgifte van persoonsgegevens

Een uitzondering kunnen onderaannemers of medewerkers zijn die gevestigd zijn in een land dat door de Europese Commissie of de Minister van Justitie is erkend als een land met een passend beschermingsniveau, of die de persoonsgegevens bewaren in overeenstemming met de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en daardoor een adequaat beveiligingsniveau bieden.

Wij dragen geen persoonsgegevens over aan andere partijen die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden dan met uw toestemming, tenzij:

• de doorgifte noodzakelijk is om medewerkers, agenten of onderaannemers toe te laten een dienst te verlenen of een taak te vervullen in onze opdracht (waaronder marketingondersteuning, marktonderzoek of klantenservice);
• dit wettelijk verplicht is.

Iedere overdracht gebeurt in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming 2016/679. Wij zorgen ervoor dat ontvangers de persoonsgegevens niet kunnen gebruiken voor andere doeleinden dan deze die in Artikel 3 limitatief zijn opgesomd en dat zij voldoende technische en organisatorische maatregelen hebben getroffen ter bescherming van deze gegevens. Wij sluiten steeds een verwerkersovereenkomst met de ontvangers.

Artikel 7 - Rechten van het datasubject

Op grond van zowel de Belgische als de Europese wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens heeft u de hierna beschreven rechten. Indien u van deze rechten gebruik wenst te maken, stuurt u een schriftelijk verzoek naar info@podique.be.

Wij informeren u binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek over de actie die zal worden ondernomen. Deze termijn kan verlengd worden tot maximaal 2 maanden bij een complex verzoek; u wordt dan binnen 1 maand na het oorspronkelijke verzoek geïnformeerd over de redenen van deze vertraging.

Het recht op toegang tot persoonsgegevens

U heeft het recht ons op te dragen alle persoonsgegevens te verstrekken die wij over u bewaren en hier een gratis kopie van op te vragen, op voorwaarde dat de rechten van andere betrokkenen niet worden aangetast. Voor extra kopieën rekenen wij een redelijke vergoeding aan gelijk aan de administratieve kost.

Het recht op rectificatie

Indien u van mening bent dat de aan ons verstrekte gegevens onjuist of onvolledig zijn, kan u ons hiervan op de hoogte brengen. Wij verbeteren of vullen uw persoonsgegevens dan zo snel mogelijk aan.

Het recht om persoonsgegevens te wissen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te wissen in volgende gevallen:

• indien het niet langer noodzakelijk is om de gegevens te bewaren met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld;
• indien het wettelijk verplicht is;
• indien de gegevens verkregen zijn toen u nog minderjarig was;
• indien de gegevens zonder uw expliciete toestemming verkregen zijn;
• indien u uw toestemming voor de op toestemming gebaseerde verwerking intrekt.

Er bestaan algemene uitsluitingen op dit recht, namelijk wanneer de verwerking noodzakelijk is:

• voor het naleven van een wettelijke verplichting;
• voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Het recht om de verwerking te beperken

• voor het betwisten van de juistheid van uw persoonsgegevens;
• wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens worden gewist;
• indien u bezwaar heeft tegen de verwerking, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

Het recht op bezwaar

• indien wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct-marketingdoeleinden (met inbegrip van profilering) op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• vanwege uw specifieke situatie en bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Het recht op gegevensoverdracht

Indien u gebruik wenst te maken van uw recht op gegevensoverdracht, geven wij de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm door aan een gegevensverantwoordelijke van uw keuze.

Het recht om toestemming in te trekken

In de mate dat de wettelijke basis voor onze verwerking uw toestemming is, heeft u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Deze intrekking heeft geen invloed op het rechtmatig karakter van de verwerking die heeft plaatsgevonden voor de intrekking.

Het recht om te klagen bij een toezichthoudende autoriteit

U kan te allen tijde contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.be of door een schriftelijke aanvraag te richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (België). U heeft ook de mogelijkheid om beroep in te stellen bij de bevoegde rechtbank.

Artikel 8 - Verwijzing naar derde partijen

Het is mogelijk dat de Website links bevat naar andere websites die niet door ons worden beheerd (zoals Instagram en Facebook). Hoewel wij ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de verwijzingen uitsluitend leiden naar websites die overeenstemmende veiligheids- en vertrouwelijkheidsnormen hebben, zijn wij in geen geval verantwoordelijk voor de bescherming en geheimhouding van persoonsgegevens die u op andere websites verstrekt nadat u de Website heeft verlaten.

Wij raden u aan om zorgvuldig te werk te gaan en de privacyverklaring die van toepassing is op de betreffende website steeds te raadplegen alvorens persoonsgegevens te verstrekken op andere websites.

Artikel 9 - Wijzigingen

Wij hebben het recht om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen door een nieuwe versie ervan te publiceren op onze Website. Wij raden u aan om de Website op regelmatige basis te raadplegen om te verifiëren of u akkoord gaat met wijzigingen aan deze privacyverklaring.

U zal in ieder geval per e-mail worden geïnformeerd over enige wijziging aan deze privacyverklaring voor zover wij over uw e-mailadres beschikken.

Artikel 10 - Cookies

PODIQUE maakt gebruik van cookies telkens wanneer u gebruik maakt van de Website. Een cookie is informatie die via de server naar uw toestel wordt verzonden en wordt opgeslagen op de harde schijf van het toestel. Cookies helpen PODIQUE om uw toestel te herkennen wanneer u de Website gebruikt en stellen ons in staat de verwerking gebruiksvriendelijker te maken en u een gepersonaliseerde service te bieden.